Mit StudyLife™ entwickeln GSVI Lab und das Bochumer Studierendenwerk Akafö eine Digital Experience Plattform, deren Ambition weit über die Modernisierung einzelner Services hinausgeht. Sie verfolgt das Ziel, die Infrastruktur des studentischen Lebens neu zu denken – kohärent, digital und konsequent aus der Perspektive der jungen Nutzerinnen und Nutzer. In einem Umfeld wachsender Komplexität entsteht mit StudyLife™ ein ganzheitliches digitales Ökosystem. Die Plattform personalisiert die Beziehung zur Zielgruppe. Sie macht das Leistungsspektrum des Akafö erlebbar und katapultiert die Anstalt des öffentlichen Rechts in die Jetztzeit. Gleichzeitig ermöglicht sie dem Team, interne Prozesse effizienter zu gestalten und bildet eine multiplikationsfähige Basis für zukünftige Innovationen der Studierendenwerke in Deutschland.

Die digitale Transformation für einen Dienstleistungsanbieter wie das Akafö verlangt mehr als eine Website oder App. Die Studierenden benötigen keine zusätzlichen Informationsinseln, sondern eine durchgängige, orchestrierte digitale Begleitung in ihrem Alltag. Für das Akafö bedeutete dies, eine Infrastruktur zu entwickeln, die unterschiedlichste Handlungsfelder – Wohnen, Gastronomie, BAföG, Kultur, Kinderbetreuung, Inklusion – digital zusammenführt und gleichzeitig die dahinter liegenden internen Prozesse neu organisiert.

Die entstehende Digital Experience Plattform folgt deshalb einem architektonischen Ansatz, der auf Interoperabilität und Skalierbarkeit ausgerichtet ist. Ein API-first-Modell verbindet externe Fachsysteme mit einer modularen Plattform, deren Funktionslogik über Microservices realisiert wird. Ergänzt um ein zentrales CMS und Digital Asset Management, ein konsistentes UX-Framework sowie ein responsives Frontend für Web und App entsteht ein digitaler Layer, der auf Dauer wartbar, erweiterbar und an unterschiedliche Hochschulstandorte adaptierbar ist.
Darüber hinaus definiert der öffentlichen Sektor anspruchsvolle Ziele im Bereich Barrierefreiheit und Sicherheit. Eine moderne Identitäts- und Berechtigungslogik inklusive Zwei-Faktor-Authentifizierung erlaubt einheitliche Nutzerkonten über alle Services hinweg.

Diese Struktur schafft die Voraussetzung, dass sich digitale und physische Angebote sinnvoll verbinden – etwa Speisepläne mit Kapazitätsdaten aus den Küchen, Wohnheimbewerbungen mit Dokumentenmanagement, BAföG-Informationen mit Statushinweisen und Reminderlogik, oder Kulturangebote mit personalisierten Empfehlungen.

So ambitioniert die Plattform ist, sie entstand nicht aus einem technischen Impuls. Ihr Ursprung liegt in einem ganzheitlichen Veränderungsprozess, den das Akafö mit einem Wechsel in der Geschäftsführung eingeleitet hat. Die Analyse nach den ersten hundert Tagen zeigte ein Bild, das viele Organisationen im öffentlichen Sektor kennen: hohe Kompetenz, engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, gut eingespielte Abläufe – aber eine wachsende Diskrepanz zwischen der gewohnten Gegenwart und den Anforderungen der Zukunft.

Wie die übrigen Studierendenwerke in Deutschland steht auch das Akafö unter erheblichem Druck. Schwankende Studierendenzahlen erschweren das Wirtschaften, die Digitalisierung der Lehre reduziert die physische Präsenz auf dem Campus. Während Energie-, Personal- und Lebensmittelkosten steigen, stagniert die öffentliche Förderung. Als Anstalt des öffentlichen Rechts kann das Akafö keine seiner Pflichtaufgaben abstoßen. Es bleibt nur die sprichwörtliche Flucht nach vorn. Vor diesem Hintergrund startete die Geschäftsführung den Strategieprozess „Ideen für die Zukunft“. In umfangreichen Workshopreihen mit mehr als hundert Beteiligten wurden Potenziale identifiziert, Barrieren sichtbar gemacht und Perspektiven gewechselt. Entscheidend war dabei, den Prozess nicht als Analyse von Defiziten zu verstehen, sondern als Rückbesinnung auf die Kernfrage: Was brauchen Studierende heute wirklich?

Aus dieser Arbeit entstand das Leitbild „Wir für euch“, verbunden mit einer geschärften Identität als „Services für Studierende“. Die Organisation begann, ihr Handeln konsequent an der Lebensrealität der Studierenden auszurichten – ob es um finanzielle Sicherheit, Wohnraum, psychische Belastung, Internationalität oder die Vereinbarkeit von Studium und Familie geht.

Der strategische Prozess machte einen gemeinsamen Nenner sichtbar. Die Zukunftsfähigkeit des Akafö hängt zentral von der digitalen Transformation ab. Viele der identifizierten Potenziale ließen sich nur realisieren, wenn Prozesse digitalisiert, Daten zentralisiert und Services konsistent orchestriert würden.

Die Digital Experience Plattform wurde damit zum strukturellen Kern des Transformationsprozesses. Sie ist die technische Antwort auf eine organisatorische Frage – und gleichzeitig ein kulturelles Versprechen: Nähe, Zugänglichkeit und Verlässlichkeit über digitale Kanäle erlebbar zu machen.

Je klarer die Plattformarchitektur wurde, desto deutlicher zeigte sich, dass die geplante Lösung nicht nur für das Akafö relevant ist. Studierendenwerke in Deutschland bearbeiten die gleichen Aufgaben. Sie nutzen ähnliche Prozesse und stehen vor nahezu identischen organisatorischen Herausforderungen. Schon heute sind sie bundesweit vernetzt und haben ein ausgeprägtes System des Austauschs.

StudyLife™ ist damit weit mehr als eine technische Plattform. Sie ist ein kultureller Wendepunkt, ein technologischer Rahmen und ein organisatorischer Kompass. Für das Akafö bedeutet sie, Nähe zeitgemäß zu gestalten und die eigene Rolle als moderner Dienstleister sichtbar zu machen. Für Studierende bedeutet sie Orientierung, Vereinfachung und einen Alltag, der digital begleitet und unterstützt wird.